החוויה הקולינרית עומדת בלב כל אירוע וקובעת את הטעם שיישאר לאורחים בסיום החגיגה. קייטרינג איכותי המבוסס על חומרי גלם משובחים, פרזנטציה מעניינת והיצע מסחרר של מטעמים ביחס אישי עם צוות מקצועי עושה הבדל גדול.
אבל אחרי שבחרתם קייטרינג מובחר, נשארו עוד פרטים חשובים לדאוג להם מבחירת הקונספט, הלוקיישן לאירוע, התכנית האמנותית ועד אטרקציות מובילות ואנשי מפתח החשובים לתכנון והפקת אירוע מנצח.
אתם לא לבד. הכנו עבורכם צ'ק ליסט שילווה אתכם לאורך הדרך.
דואגים לצוות מקצועי
הפקת אירוע מלווה במשימות רבות הן במישור הלוגיסטי והן במישור הקריאטיבי. חשוב מאוד שיהיו לכם שותפים לדרך שיעזרו לכם בתכנון האירוע ובהוצאתו אל הפועל בדרך הטובה ביותר. חברת הפקות אירועים היא מה שחיפשתם. אנשי מקצוע מיומנים בעלי ניסיון ביצירת אירועים חלומיים שידאגו לסינרגיה בין כל הפרטים ויהיו נוכחים גם באירוע עצמו על מנת לוודא שהכל לשביעות רצונכם. כך יהיה מישהו שתוכלו לסמוך עליו שייקח פיקוד על העניינים ויהיה לכם פנאי ליהנות בעצמכם מהאירוע עצמו.
טיפ: בחרו חברת הפקות מומלצת ואמינה, שמגיעה לשטח עם קבלות על הצלחות באירועים קודמים.
בסגנון שלכם
חשוב לבחור מקום לאירוע שישקף את החזון ויהפוך אותו למציאות. התייחסו ללוקיישן כאל נקודת זינוק לאירוע מוצלח. החליטו אם לחגוג במרכז העיר הגדולה או דווקא באירוע בחיק הטבע או בגן אירועים בניחוח כפרי. בדקו אם המקום נוח ואטרקטיבי מבחינת נגישות לעורקי תחבורה ראשיים, מציע חנייה מסודרת והאם יש לו אפשרות טכנית להתאים את העיצוב באופן מודולארי לקונספט המועדף. למשל, אירוע בסגנון רטרו או אירוע שכולו לבן, מעצב אירועים ושולחנות שייקח אתכם יד ביד ביצירת המעטפת המושלמת. בחירת המקום היא גם פונקציה של סוג האירוע – גדול ורב משתתפים או אירוע קטן, ששומר על אווירה אינטימית ואישית יותר.
טיפ: בדקו שהמקום פנוי לאירוח במועד המועדף עליכם ואם ניתן לערוך בו אירוע בוקר מרענן או אירוע ערב נוצץ.
והפעם בתוכנית האומנותית
אירוע הוא כמו תבשיל – הוא דורש חומרי גלם איכותיים. התוכנית האומנותית היא התוכן שיוצקים לאירוע, ממש כמו שיוצקים לתבשיל רכיבים, שביחד מתגבשים לתערובת מופלאה.
מוזמנים לרקוח את התכנים הנבחרים לאירוע שלכם, בין אם מדובר בכנס מקצועי שמבוסס על מצגות, הרצאה מרתקת או סדנה חווייתית או אירוע פרטי הסובב סביב מופע מוסיקלי, שמקדים או מסיים את הסעודה. חשבו על אטרקציות שיתאימו לתמהיל האורחים שלכם מבחינת אופי האירוע ועניין. כמו, עמדת מגנטים, מעגל מתופפים, סימולאטורים הרפתקניים, התנסות במציאות מדומה וכדומה.
טיפ: שימו לב שהמקום שבחרתם לחגיגה אכן מאובזר בציוד הטכני שדרוש לקיום התוכנית האמנותית – מערכת תאורה וסאונד, מקרן, עמדת VIP ועוד. לרוב ניתן גם להשלים ציוד ופתרונות טכניים באמצעות השכרה כמו מקרן וכולי.
פרגנו לאורחים
הנאת האורחים זקוקה למרכז תשומת הלב שלכם.. אם אתם החוגגים אז כמובן שהאירוע הוא בשבילכם ואת הלב הפועם שלו ומצד שני, כולם רוצים שהאורחים שלהם ידברו על האירוע גם אחרי שהוא יסתיים ורק דברים טובים. התייחסו בבניית התוכנית לקהל היעד של האירוע, מבחינת גילאים, אטרקציות שיתאימו לבוגרים ולצעירים ולקונספט של האירוע, חשבו על סידורי ישיבה נכונים ליצירת האינטראקציה המבוקשת בין החוגגים, על קבלת הפנים ועל המזכרות שיקבל כל אורח מתנה בסיום האירוע. זה יכול להיות תוצר של סדנה יצירתית שהתקיימה במהלך האירוע או מזכרת כמו מגנט שצולם תוך כדי החגיגה או מתנה ממותגת שתחכה לו ביציאה מהאולם.
טיפ: מומלץ להוסיף הקדשה אישית על כל מתנה, כדי שהאירוע ייחרט בתודעה של כל אורח.